מידע הוא לב ליבה של קבלת החלטות. על ידי שינוי הנתונים עליהם עובדים מקבלי ההחלטות, הארגון ישיג תפוקה שונה. לכן, השגת המידע המלא והרלוונטי ביותר הוא המפתח לאפקטיביות של כל הפעולות. אבל איך בדיוק נוכל לסנן מידע הכרחי וחשוב ביותר, שבלעדיו צעדים שננקטו יובילו לכיוון לא יעיל? התשובה היא עיבוד נתונים יעיל, המתבצע בהתאם לאלגוריתמים המייעלים את עיבוד הנתונים, האחסון וההחלפה. בניהול נתונים זה חסוי.
מה מונע להפיק את המרב מהנתונים?
אחסון נתונים בכל רמות ההיררכיה הארגונית
קיימת נטייה נפוצה להסתיר מידע שלילי. ההנהלה עושה זאת כדי להימנע מגרימת פאניקה בקרב הכפופים, ועובדים מהשורה הראשונה עושים זאת מחשש לאבד את מקום עבודתם. כתוצאה מכך, צד שלילי בפעילות של חברה או ארגון יכול להישאר נסתר לאורך זמן.
זיהום נתונים
בתהליך המחזור, הנתונים צומחים עם מידע לא אמין, וככל שקשה יותר להיפטר ממנו, כך הוא מצליח לברוח בערוצים גדולים. למשל, אחד העובדים טעה בדוח וציין מספרים שגויים. אם זה לא ישים לב בזמן, הם ישוכפלו על ידי דוגמאות רבות אחרות שיתפסו אותן כאמינות.
עיכוב בהחלפת מידע
אם הנתונים מאוחסנים במקומות שונים ואין תיעוד אחד שלהם, שליפתם בזמן הנכון עשויה להיות קשה.
- בעידן הטרום-דיגיטלי זה התאים למצב שבו נתוני הביצועים של כל מחלקה בארגון היו מאוחסנים בתיקיות, שולחנות עבודה וכספות רבות. לא תמיד ניתן היה למצוא אותם בזמן הנכון.
- בעולם הדיגיטלי המודרני, המשמעות היא שאין מערכת פתוחה ושקופה להפצת מידע לפי מקומות האיסוף שלו. במקרה זה, העובד יודע בוודאות שהמידע הזה שמור איפשהו, אך אינו יכול לומר בדיוק באיזו מבין התיקיות הרבות.
מה כולל ניהול נתונים אפקטיבי?
מה צריכים להיות המנגנונים לעבודה עם מידע כדי לזהות שגיאות בזמן, לסנן נתוני "זבל" ולחלץ נתונים אובייקטיביים, ולא רק אלה שמועילים לאדם החושף אותן?
ניהול נתונים דומה לקביעת יישום כל תהליכי חילופי המידע על פי רשימת תיוג. עמודי התווך של תהליך זה הם כדלקמן:
- בקרה על קליטה והעברת נתונים. במקרה הראשון, יש לוודא שהמידע יתקבל במלואו מכל המחלקות או אנשי המפתח הדרושים. שנית – צור מסננים קפדניים למי יש זכות גישה למידע שהתקבל. זה חשוב לא רק לענייני ביטחון כלכלי, אלא גם מטעמי היגיינה מוסדיים. עומס יתר במידע מיותר לא רק שאינו תורם להגדלת פריון העבודה, אלא גם מאט אותו.
- שיטתיות של נתונים. יש לפתח מפת אחסון נתונים בתוך הארגון המאפשרת למצוא בקלות את המידע הרצוי.
- שיטת אחסון. בחירת שיטת האחסון תלויה במספר האנשים שחייבים לקבל גישה רציפה למידע זה. אם זה רק אדם אחד, ניתן לאחסן אותו בכספת או בכונן קשיח. עם זאת, אם מידע מסוים נחוץ כל הזמן על ידי מגוון רחב של עובדים, יש למקם אותו באחסון ענן כדי למזער את זמן הגישה אליו.
ככל שהאלגוריתמים להשגה, החלפה ואחסון נתונים בארגון ברורים יותר, כך פחות הסיכוי שתהיה בעיה של אובדן או דליפה של מידע הכרחי. שני אלה פוגעים בתפקוד יעיל של החברה. החברה שתתמודד עם משימת ניהול הנתונים האפקטיבי תתבסס משמעותית במציאות אובייקטיבית, לא מעוותת על ידי עודף או חוסר מידע.
היה הראשון להגיב