פרוטוקולים הם מסמכים המאפשרים רישום רשמי של האירועים. הפרוטוקולים משמשים לתיעוד האירוע כפי שהתרחש, להפניה אליו בעת הצורך, לשיתוף מידע באופן רשמי ונכון ולהגנה משפטית. הודעה רשמית על האירוע מסופקת באמצעות פרוטוקול.

מה זה דקה?

שמירת פרוטוקול היא תהליך של רישום רשמי של תוכן אירוע, פגישה, תהליך עסקה או שיחה בדיוק כפי שהוא. מתנהלים פרוטוקולים למתן הגנה בהליכים משפטיים, לתיעוד רשמי של האירוע, להתייחס אליו כמסמך רשמי בהליכים משפטיים ולהעברת המצב בצורה מדויקת.

פרוטוקולים שהוכנו על ידי מוסדות רשמיים יכולים להיחתם על ידי המשטרה, נוטריון, בית משפט, חברות, משרדי ממשלה או מוסדות רשמיים.

איך לשמור דקות?

מכיוון שהפרוטוקולים הם מסמכים רשמיים, ישנם כללים מסוימים שיש להקפיד עליהם בעת הכנתם. בנהלי שמירת הפרוטוקולים עשויים להיות שינויים ופרטים שונים לגבי אופי ומיקומו של האירוע שיתועד. אתה יכול ליישם את התנאים הבאים כדוגמה לאופן ניהול פרוטוקול:

• לפני תחילת תוכן הפרוטוקול, יש לכתוב את הכותרת בהתאם לכללים. אם אין מצב מיוחד לאירוע נשוא הדיווח, יש לכתוב את הכותרת באמצע העמוד ובאותיות גדולות כ'MINUTES'.
• לאחר ציון מהות האירוע המתואר בדוח, יש לתת מידע מפורט על האירוע. בנוסף למידע מפורט על האירוע, יש לכלול בדוח גם כיצד הושג מידע האירוע.
• יש לציין בבירור מידע כגון מהו האירוע, היכן הוא התרחש והתאריך והשעה.
• אם קיימות ראיות שיכולות להיחשב כראיות לגבי האירוע המוזכר בדו"ח, יש להוסיף גם אותן לדו"ח. יש לכלול בדוח גם מידע על אופן השגת הראיות.
• אם הפרוטוקולים יתפוסים יותר מעמוד אחד, יש להשאיר את גב הדפים ריק ולמספר דפים חדשים.
• כמו כן נדרשות חתימות רטובות של האנשים שפרטיהם נכללים בפרוטוקול. פרוטוקול ללא חתימות אינו תקף.

דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת ​​הכנת הפרוטוקולים

מכיוון שהפרוטוקולים הם מסמכים רשמיים, יש להקפיד על תבניות וכללים מסוימים בעת הכנת פרוטוקול. נקודות חשובות בהכנת פרוטוקול הן כדלקמן:

• יש להכין אותו על ניירות A4 או A5.
• יש לכתוב את כותרת הפרוטוקול באותיות גדולות באמצע העמוד.
• יש לכלול בפירוט את התאריך והשעה של האירוע, פרטים על אופן התרחשות האירוע וכיצד נודע על האירוע.
• כמו כן יש לכלול בדוח ראיות לגבי האירוע.
• יש לכלול גם את פרטי הזהות של האנשים המוזכרים בפרוטוקול.
• בסיום הפרוטוקול יש לכלול את התאריך והשעה של שמירת הפרוטוקול וכן את חתימות הנזכרים כדי שהסוף יהיה ברור.

מה השימוש בדקות?

פרוטוקול נשמר מכיוון שהם מסמכים רשמיים במקרים בהם יש לדווח על האירוע. הפרוטוקולים משמשים הגנה משפטית ומשפטית על האירועים שהתרחשו, כהתייחסות למצבים הניהוליים של המיזם וליחסי עובד-מעביד. על מנת שהפרוטוקול יוצג כמסמכים רשמיים ויהיו שימושיים לאירוע, יש להכין אותם במידע ובזהירות אמיתיים. פרוטוקול יכול לשמש כמסמכים רשמיים לאירועים ולמטרות שונות. אנו יכולים לפרט את היתרונות של שמירת פרוטוקול באופן הבא:

• הם מספקים הגנה משפטית על ידי שימוש בפרוטוקולים שנשמרו על ידי בית המשפט, נוטריון, משרדים רשמיים או מוסדות ציבוריים כראיה בהליכים משפטיים.
• במקרים בהם נדרשים סנקציות או הליכים פליליים, הפרוטוקולים מובאים לבתי המשפט כמסמכים רשמיים לגבי תהליך האירוע.
• במוסדות עסקיים ניתן לנהל פרוטוקול כדי לשמור פרטים על תוכן הפגישות והדיונים. פרוטוקול זה עשוי לשמש בהחלטות עתידיות.
• ניתן לנהל פרוטוקול המתנהל במקומות עבודה כדי להגן על המעסיק והעובד בהליכים משפטיים בנוגע לאירועים במקום העבודה.

איך לשמור פרוטוקול לפי מצבם?

במקרים בהם יש צורך ברישום האירוע, ניתן לנהל פרוטוקול, אם כי באזורים שונים. ניתן לנהל פרוטוקול עבור חיי עסקים, חינוך ומצב בריאותי, והליכים משפטיים או פליליים. במקרה של מצבים בעייתיים בבדיקות ובטיפולים בבתי חולים ניתן לשמור דו"ח על מצב בריאותי, דו"ח על עונשים כמו משמעת בחיי החינוך, דו"ח על כל בעיה בשטחים צבאיים או תאונה במקום העבודה.

כיצד לשמור דו"ח תאונות דרכים?

ניתן להכין דו"ח תאונת דרכים עם נזק מהותי בהתאם לכללים הבאים:

• את הדו"ח יש למלא בשני עותקים רק על ידי המעורבים בתאונה. במידה ואתם מעורבים בתאונה, חובה למלא את הדוח גם אם אין לכם רישיון.
• על אף שהטופס שמולא לפרוטוקול הינו צילום, חתימותיהם הרטובות של הצדדים חייבות להימצא בפרוטוקול.
• יש למלא את המידע בטופס באופן חלקי ולציין בבירור את סיבת התאונה.
• מאחר והדוח יהיה פסול אם לא ניתן יהיה לזהות את החברה והפוליסה, יש לציין את חברות הביטוח ומספרי פוליסת התעבורה של הצדדים באופן מלא ומדויק.
• את הדוח יש להגיש לחברת הביטוח תוך חמישה ימי עסקים.

איך לשמור דוחות צבאיים?

בתחומים צבאיים לרוב יש לפרוטוקולים תבנית קבועה. לדוגמה, אם הדו"ח קשור לאירוע משמעתי, כותרת כגון 'דוח זיהוי אינדיסציפלינות' כתובה בחלק האמצעי העליון של דף הדו"ח. לאחר ציון התאריך, השעה המדויקת והמיקום המדויק של האירוע, נכלל בדוח מידע אודות האירוע והשמות המוזכרים באירוע. לאחר שנקבע בסופו של מועד שמירת הפרוטוקול, נסגר הפרוטוקול בחתימות רטיבות של הנזכרים בפרוטוקול ושל מי שניהל את הפרוטוקול.

כיצד לשמור דוחות תלמידים?

כמו בדקות אחרות, לאחר כתיבת כותרת הדוח באותיות גדולות, נכללים תאריך האירוע, השעה, פרטי האירוע והשמות המוזכרים באירוע. לאחר הוספת מועד הפרוטוקול לסופו, פרוטוקול נערך בחתימות רטובות של התלמיד, המורה, עוזר המנהל והמנהל.